Por qué el inventario de un restaurante nunca cuadra
Un almacén corriente descuenta lo que vendes: entra una caja, sale una caja. Un restaurante no funciona así. Lo que vendes es un plato y lo que gastas son ingredientes, en cantidades que solo tú conoces, repartidas entre varias recetas que comparten los mismos insumos.
Por eso el conteo manual siempre falla: alguien tendría que traducir 180 pedidos del día a gramos de cada cosa. Cuando el descuento sale de la receta y ocurre en el momento de la venta, esa traducción deja de ser trabajo de nadie.
Cómo funciona
Ingredientes con su unidad y su costo
Gramos, mililitros, unidades. Cada ingrediente con su costo y su proveedor, que es lo que hace posible calcular lo demás.
Recetas por producto
Qué lleva cada plato y cuánto. Un producto con tamaños puede tener cantidades distintas por tamaño.
Descuento al vender
El consumo se registra con el pedido, no al cierre. Si vendes a las 8 de la noche, a las 8 de la noche baja el stock.
Costo real del plato
Con el costo de los ingredientes sabes cuánto te cuesta cada producto y qué margen te deja al precio al que lo vendes.
Kardex de movimientos
Entradas, salidas, ajustes y mermas, cada uno con su fecha, su motivo y quién lo hizo.
Traslados entre sedes
Mover insumos de una sede a otra queda registrado como salida en una y entrada en la otra, sin descuadrar ninguna.
Dónde encaja en la operación
El inventario no es un módulo aparte al que hay que entrar a mano: se alimenta del mismo pedido que preparó la cocina.
- Página web y menúTu página con tu marca y tu carta, en tu dominio o en un subdominio gratis.
- El cliente pideDesde el celular con QR, desde tu web, o en el kiosko del local.
- Entra al POSEl pedido aparece en el punto de venta sin que nadie lo transcriba.
- Va a cocinaSe imprime la comanda y aparece en la vista de cocina en tiempo real.
- Descuenta inventarioSegún la receta de cada plato, con su costo y su kardex.
- Se facturaFactura electrónica DIAN emitida desde el mismo pedido.
Lo que te dice al final del mes
Qué se consumió de verdad
El historial de consumo por periodo, para comparar con lo que compraste y ver dónde se fue la diferencia.
Qué platos dejan margen
Con el costo por receta y el precio de venta, cuáles compensan y cuáles estás vendiendo casi al costo.
Qué hay que pedir
Existencias por sede y por ingrediente, para hacer el pedido a proveedores con datos y no de memoria.
Dónde hubo merma
Los ajustes quedan registrados con su motivo, así que la diferencia entre lo teórico y lo contado tiene explicación.
Lo que exige de ti
Esto no funciona solo. Hay que cargar los ingredientes con su costo y escribir las recetas, y eso es una tarde de trabajo que nadie puede hacer por ti: las cantidades de tus platos las sabes tú.
También hay que hacer conteos físicos de vez en cuando. El sistema te dice cuánto deberías tener; contar es lo que te dice cuánto tienes de verdad, y la diferencia entre ambos es justo la información que buscabas.
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¿Cómo llevar el inventario de un restaurante?
La única forma que se sostiene con volumen es conectar el inventario a la venta: defines la receta de cada plato con sus ingredientes y cantidades, y cada pedido descuenta lo que consumió. Así el stock baja en tiempo real sin que nadie traduzca los pedidos del día a gramos. Los conteos físicos siguen siendo necesarios, pero pasan a servir para detectar mermas en vez de para llevar la cuenta.
¿Tengo que cargar recetas de todos los productos?
No de golpe. Puedes empezar por los que más vendes o por los ingredientes caros, que es donde está el dinero, e ir ampliando. Los productos sin receta simplemente no descuentan nada.
¿Sirve si tengo varias sedes?
Sí. Cada sede tiene su propio inventario, y los traslados entre sedes quedan registrados como salida en una y entrada en la otra.
¿Puedo registrar mermas y ajustes?
Sí. Los ajustes se registran con motivo, fecha y responsable, y quedan en el kardex junto al resto de movimientos.
¿Qué pasa con los productos que se venden por peso?
El ingrediente lleva su unidad (gramos, mililitros, unidades) y la receta indica la cantidad, así que un producto puede consumir 250 g de algo sin necesidad de que exista un "producto de 250 g".
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